多くの企業では、社内報や社内掲示板を通じて社員向けに情報を伝えることで、企業の理念や経営方針、新製品情報などを共有しています。さらに、これらの社員向け広報活動は、社内イベントや表彰、インタビューなど社員同士のコミュニケーションを促進する役割も果たしています。

最近では、このような社内向け情報をデジタル化する動きが増えています。この背景には、制作にかかる労力やコストの問題、またリモートワークなど働き方の多様性があります。ただし、単にPDFに変換するだけでは、紙媒体と同じテキストや写真の組み合わせで構成されるだけであり、デジタル化の効果を十分に発揮できているとは言えません。

これらの課題を解決するためのツールが、LOGOSWARE Libraです。
Libraは、ライブラリー形式で、文書や動画を掲載できるドキュメント＆動画配信システムです。

本棚に格納されたデジタルブックは、視覚的なインパクトを与え、社員の関心を引きつける効果があります。本のようにページをめくるデジタルブックは、PDFのようにスクロールして読む負担が少なく、直感的に情報をとらえ、記事の見落としを防ぐことにも繋がります。

また、Libraは、全文横断検索機能を備えており、必要な情報を簡単に検索できます。
検索窓にキーワードを入力するだけで、掲載された全資料を全文検索し、該当箇所がページ単位でリスト表示されます。検索キーワードはハイライト表示されるため、必要な情報を簡単に見つけることができます。

さらに、Libraは動画コンテンツの掲載も可能です。社長やCEOからの重要なメッセージや新製品・新サービスの発表など、動画コンテンツとして配信すれば、視覚的な要素と組み合わせて効果的に伝えることができます。製品のデモンストレーション、会社のイベントの映像、実際の現場の様子などを映像化することで、社員はより具体的なイメージを持つことができます。

「SUITE Platon＆Libra用ラージパック」のオプションについているコンテンツ作成ソフトSTORMXeには、動画内の音声を自動文字起こしで作成する「AI文字起こし機能」が搭載されており、動画にテロップや表示テキストを自動で作成できます。STORM Xeでコンテンツ化すれば、動画内で話されている言葉やフレーズも素早く検索することが可能です。

社内報を制作することは、企画、制作、発行、改善など多くの労力を要します。制作担当者にとって、コンテンツを継続的に作り続ける時間とエネルギーはかなりのものです。しかし、その成果や効果を具体的に把握することは難しく、活動を継続するためのモチベーションにも影響を与えます。印刷物やPDFは一方的な情報提供なので、社員の反応やフィードバックをリアルタイムに把握することは困難です。

Libraを利用すれば、社内報の効果測定や分析が簡単に行えます。
PDFの社内報では、実際にどのくらい読まれているのかわかりませんが、Libraを利用すれば、社内報ごとの閲覧数を把握することができます。さらに、どのページが最も閲覧されているか、社員の関心度を分析することもできるため、より効果的な社内報の制作に役立てることができます。

また、Libraにはアンケート機能があり、択一や複数選択、自由記述形式の質問を組み込むことができます。たとえば、デジタルブックの場合、閲覧前後に社内報のテーマに興味があるかどうか、また、特に興味を持ったトピックを質問することで、社員のフィードバックを収集することができます。

さらに、動画コンテンツでは、動画の途中でも任意のタイミングでアンケートを表示し、社員の意見や感想をリアルタイムで収集することができます。Libraなら、コンテンツごとの閲覧数や社員の関心度を簡単に把握して、社内報の企画や編集方針の改善に役立てることができます。

社員向けの情報発信は、社内報や社内掲示板を通じて、新商品情報、プレスリリース、決算報告、社内イベントのお知らせなど、様々な情報が共有されます。しかし、このような情報は一時的に社内で共有されますが、社員が更新を見逃してしまう可能性もあります。したがって、企業が意図した情報が確実に社員に届くとは限りません。

このような課題に対して、Libraは優れた管理能力を提供します。
Libraは、社内報や社内掲示板などの分散した情報をカテゴリーごとに整理し、Web上の本棚で一括配信します。社員はオフィスや外出先、自宅など、どこからでも簡単にアクセスできます。

Libraには版管理機能があり、最新版だけでなく過去の版も表示することができます。
たとえば、重要なお知らせや社内イベントなど注目度の高い情報は、最新版だけ本棚に掲載し、バックナンバーは版管理機能を使うことで、常に最新かつ鮮度の高い情報を提供することができます。

また、Libraの本棚では自由にコンテンツの並べ替えが可能です。
表示順を変更するために、コンテンツをアップロードし直す必要はありません。つねに重要な情報をトップに配置することで、社員の見逃しを防止し、効果的に情報を伝えることができます。

さらに、シリーズで企画して作り込まれた社内報などは、カテゴリーに分けて掲載しておくことで、いつでも過去の情報にアクセスすることが可能になります。Libraの優れたインターフェースと高度な管理機能により、社内の情報共有がより円滑化し、組織全体が効果的に業務に取り組むことができるようになります。