多くの企業では、社内文書をデジタル化し、PDF形式で共有フォルダに保存しています。また、集合研修を録画して動画として保管し、後日オンデマンド講義として学習する傾向があります。しかし、企業内には様々な形式のデータが混在しており、必要な情報に素早く辿りつけないという課題があります。こうした課題に対応するため、「社員が調べたいときに自由に閲覧して学べる図書館のような場所をオンライン上に作りたい」という要望が増えています。

このような課題を解決するのが、LOGOSWARE Libraです。
Libraは、全文横断検索機能を備えた手軽に本棚型のポータルサイトを構築できる動画＆ドキュメント配信システムです。図書館の本が整然と並んでいるような視認性の高い本棚スタイルで、様々なメディア形式のコンテンツを一元管理します。

掲載できるコンテンツは、MP4形式の動画に限らず、デジタルブック型、スライド型、テスト型など、あらゆる形式の社内資料を教材として活用することができるため、PDFデータや動画ファイルを共有フォルダに格納するよりも圧倒的に見やすく、必要な情報を探し出す時間と労力も大幅に削減します。Libraを活用することで、企業や組織のオンデマンド学習環境は劇的に改善します。

情報が分散していると、調べたい情報にアクセスするために複数のファイルを探す必要があり、膨大な時間を費やすことになります。さらに、増え続ける情報を一箇所に集約して管理できなければ、情報を把握することはますます困難になります。

Libraは、すべてのコンテンツを横断してキーワード検索ができる優れた機能を提供します。
コンテンツ内のテキスト情報はもちろん、タイトルや概要、管理番号による絞り込み検索も可能です。動画の文字起こしやスライドの読み上げ文、ドキュメントの文章など、コンテンツが持つ情報にすばやくアクセスできます。キーワードを検索すると、該当箇所がリストされ、リストされた項目をクリックすると、コンテンツ内の該当部分がピンポイントで表示されます。FLIPPERで作成したドキュメントだけでなく、STORMで作成した動画やスライドにも対応しているため、より多くのコンテンツから情報を収集できます。

オンデマンド学習は、オンライン上のコンテンツを場所や時間にとらわれず自由に閲覧参照ができる利点があるものの、社員が教材を実際に閲覧したかどうかを把握することが困難であるという課題があります。さらに、社員によって研修内容が異なる場合、それぞれに教材を用意する必要があり、手間や時間がかかるという問題もあります。

Libraは、教材の閲覧者を「個人・部署・グループ」単位に設定することができます。たとえば、新入社員には基礎知識の教材を、管理職にはマネジメントスキルの教材を提供するなど、役割や必要性に応じて、閲覧範囲を限定することで必要な教材だけを提供できます。さらに、閲覧期間も設定できます。学習期間を事前に設定することで、教材コンテンツへのアクセスを自動的に制御し、管理側の煩雑な手続きを軽減します。

さらに、Libraは閲覧履歴も取得できるため、簡易的な学習システムとしても利用できます。
誰が、いつ、どの教材を見たのか、学習履歴のログを簡単に取得できます。特定のコンテンツごとや組織グループ・コミュニティごとに閲覧ログを確認できるので、まだ学習していない人へのリマインドなど、必要に応じてフォローアップすることができます。Libraを使えば、簡易的な学習システムを簡単かつ効率的に構築できます。

オンデマンド学習の配信において、YouTubeを学習用ポータルとして活用している企業も少なくありません。しかし、YouTubeは本来一般向けの動画共有サイトであり、限定公開の設定があっても、ちょっとした設定ミスで、社員以外の第三者に動画が漏れる危険性があります。また、社外秘の資料も含まれる場合、特に注意が必要です。企業内部で扱う機密情報や個人情報などを外部サイトにアップロードする場合、社外に漏れると大きな問題に発展することがあります。そのため、セキュリティ上のリスクを避けるためには、適切な学習用ポータルシステムを選定する必要があります。

Libraは高度なセキュリティ技術を採用しており、データ漏洩や情報流出等の危険を防止します。Libraを利用することで、社員専用の学習ポータルを安全に構築することができます。このポータルサイトはログインが必要であるため、不正なアクセスを防止します。さらに、コンテンツの公開範囲を細かく設定することができ、特定の人や部署のみ閲覧を許可することも可能です。

社員の役割や必要性に応じて閲覧可能な範囲を制限することにより、機密情報や限定公開情報の漏洩を防止できます。また、不要な情報にアクセスしないことで個々の業務に集中できるため、業務効率の向上も期待できます。このように、Libraを活用することで、セキュリティに配慮した社内の学習ポータルを安心して運用することができます。