業務マニュアルや社内規程など社内資料をPDF形式に変換することは、デジタル化において一般的な手段のひとつです。また、最近では、業務マニュアルを動画で作成するケースも増えており、社内資料を、ドキュメント、動画、プレゼンテーションなど様々な形式で作成しています。このような複数のメディアを単にフォルダに保存するだけでは、必要な情報を素早く見つけることができず、業務効率化に繋がりません。一方で、動画をYoutubeなどの外部サイトにアップロードすることは、セキュリティ上の問題が懸念されます。

こうした問題を解決するのがLOGOSWARE Libraです。Libraは、ドキュメント、動画、プレゼンなどを含めたデジタルコンテンツを集約・整理して、デジタル本棚で一元管理することができます。Libraは高度なセキュリティ技術を採用しており、データ漏洩や情報流出のリスクを低減します。

社内の資料は様々なメディア形式でデジタル化されているため、その中で必要な情報を見つけることは容易ではありません。しかし、Libraは煩雑になりがちな社内資料を視認性に優れた本棚スタイルで、ストレスなく管理、閲覧することができます。

業務マニュアルや社内規程などの社内資料が増加してくると、情報管理が複雑化し、必要な情報を探し出すために多大な時間を費やすことになります。特に、様々な形式のコンテンツが存在する場合、情報が分散し、目的のコンテンツを探し出すために時間がかかり、生産性や顧客満足度の低下を生じる可能性もあります。したがって、情報の一元管理や検索性の向上は、システムを選択するうえで重要なポイントです。

Libraは、社内で必要なドキュメントを素早く閲覧できる非常に便利なシステムです。
Libraに掲載するコンテンツは、「SUITE Platon＆Libra用ラージパック」のオプションにより、テキスト文書はデジタルブック形式のFLIPPERに、動画・スライドはプレゼン型コンテンツSTORMに、最適なメディア形式に変換できます。

さらに、Libraは、全文横断検索機能を備えており、必要な情報を簡単に検索できます。
検索窓にキーワードを入力するだけで、掲載された全資料を全文検索し、該当箇所がページ単位でリスト表示されます。リスト表示された項目をクリックすると、該当ページにピンポイントでジャンプできます。この際、探していたキーワードがハイライト表示されるため、必要な情報を簡単に見つけることができます。

・文書（FLIPPERで作成）は、キーワードを含んだページをピンポイント表示
・動画（STORMで作成）は、動画からの文字起こしにより該当動画部分をピンポイント再生
・スライド（STORMで作成）は、音声合成読み上げテキストの該当部分をピンポイント再生

特に、動画コンテンツを作成する最新版STORM Xeには、撮影済みの動画の音声から自動文字起こしで作成する「AI文字起こし機能」が搭載されており、動画にテロップや表示テキストを自動で作成できます。このため、動画内の情報を字幕や目次によって素早く検索することが可能になります。

Libraの導入は、動画を含めた様々な社内情報の共有を大幅に強化し、業務効率の向上を実現します。

社内マニュアルに個人的にメモを残したい場合もあるでしょう。ただ、紙のメモではかさばることや、置き忘れのリスクもあり実用的ではありません。Libraに格納されたデジタルブックFLIPPERで作成された社内ドキュメントには、個人用のメモや付箋を追加することができます。これらのメモはクラウド上に保存され、どのデバイスからもアクセスできます。

たとえば、オフィスのデスクトップパソコンで作成したメモを現場でiPadでアクセスしたり、リモートワーク中に自宅のスマートフォンで見たり、出張先で会議に出席した場合、その場でノートパソコンからすぐ確認することもできます。

さらに、メモや付箋は自動でインデックス化されるため、時間をかけてメモを探す必要がなくなり、個人の付加情報もすぐに見つけることができます。

業務マニュアルや社内規程の更新が適切に行われておらず、古いマニュアルが放置されていることも少なくありません。そのため、更新が追いつかず、古いバージョンのマニュアルを参照して誤った作業で時間を無駄にしてしまうこともあるかもしれません。また、社内規程などコンプライアンスに関わる場合は、旧情報を参照してしまうことで、法令違反になるリスクも考えられます。

これらのリスクを回避するためには、適切なバージョン管理が必要です。
Libraはコンテンツの版管理機能を搭載しています。PDF形式のドキュメントでは、新旧版が混在したリストの中からどれが最新版か判別しにくいですが、Libraの本棚には、常に最新バージョンが並び、そのコンテンツの過去の版は別途格納されているため、バージョンを間違えて参照してしまうリスクを大幅に軽減します。また、最新版のコンテンツだけではなく、そのコンテンツの過去の版を選んで表示することが可能なので、例えば、製品のバージョンとマニュアルの版に関連性がある場合、各バージョン毎に適切な版のマニュアルを提示させることができます。