クララ株式会社　クラウドソリューション事業部マーケティングチーム
大坪さま、横山さま、落合さまに伺いました。

導入背景：「最新版はどれ？」社内問い合わせの嵐と、見えない運用負荷

Libraを導入される前は、どのような課題に直面されていましたか？

当社では、お客様にお渡しするサービス資料をはじめ、詳細な仕様書やヒアリングシートなど、多種多様な資料を扱っています。特にクラウドソリューション事業部では、サービスのアップデートや価格改定が頻繁にあり、多いものでは毎月資料を更新する必要がありました。

これらの資料は従来、ファイルサーバーで管理していましたが、フォルダ内に多数の資料が混在し、どれが最新版なのか一目で判別できない状態でした。そのため、営業担当者から「お客様にご案内したいのですが、最新の資料はどれですか？」といった問い合わせが頻繁にマーケティングチームに寄せられ、その都度対応に追われていました。

資料を更新するたびに、社内全体に「最新版に更新しました」と周知し、関係者に新しい資料を再配布する作業も大きな負担となっていました。また、ファイルサーバーに原本ファイルも保管していたため、意図せず編集されてしまうリスクも常にありましたね。お客様にご案内済みの古いPDF資料が、気づかぬうちにWebサイトに残り続けていた、というようなヒヤリとする経験もありました。

選定理由：「スモールスタート」と「版管理」の課題解決への期待

そうした課題がある中で、Libraをどのように見つけられ、導入を決定されたのでしょうか？

増え続ける資料と、それに伴う管理の煩雑さを解消するため、デジタルブック形式で資料を共有できるサービスを検討していました。特に、ファイルサーバーでは常に課題となっていた「最新版の資料がどれか分からない」といった『資料の版管理』を効率的に行えるようになること 、そして『スモールスタート』で導入できる手軽さを重視しました。

いくつかのサービスを比較検討した結果、Libraが当社のニーズに最も合致すると判断しました。具体的には、動作の軽さや直感的な検索機能 、そして閲覧する人のアカウントを作成せずに済むなど、日々の運用が手軽に行える点も大きな決め手となりました。 これらの要素から、Libraならば煩雑な資料管理の課題を解決し、スムーズな情報共有を実現できると確信いたしました。

導入効果：2つの大きな変化で、営業プロセス全体がスピードアップ

Libraを導入されて、どのような効果を実感されていますか？

【効果１】「常に最新版」がそこにある安心感。社内外の情報共有が劇的に効率化！

Libra導入後、最も大きな変化は、社内からの「この資料は最新版ですか？」という問い合わせが一切なくなったことです。どんなに頻繁に更新する資料でも、Libraにアップロードすれば即座に最新版が共有され、営業担当は自信を持ってお客様にご案内できるようになりました。

当社のビジネスでは、最初のご提案から1年以上経過してご契約に至るケースも珍しくありません。この時、お客様が同じURLから常に最新の製品情報や価格情報を確認できるというのは、非常に大きな強みになっています。例えば、お客様が古いメールの資料URLをクリックしても、常に最新版が表示されます。以前のように、古い資料をお客様が閲覧してしまう心配がなくなったのは、本当に助かっています。

また、キーワード検索の精度が高い点も業務効率化に繋がっています。大量の資料の中から目的の資料を探し出す手間が削減されたのはもちろんですが、特に役立っているのが資料を更新する際です。例えば、特定の製品情報が変更になった場合、関連する資料や修正すべき箇所をキーワード検索で素早く、かつ網羅的に見つけ出すことができるため、更新作業のスピードと正確性が格段に向上しました。

Libraのおかげで、資料更新に対する心理的なハードルも下がったように感じます。以前は更新後の社内周知の手間を考えると少し億劫になることもありましたが、現在は気軽に、スピーディーに最新情報を提供できるようになっています。

【効果２】営業フェーズに応じた最適な情報を、「変わらないURL」でスマートに提供。案内業務も大幅効率化！

Libraは、お客様の検討フェーズに合わせた柔軟な情報提供にも貢献しています。例えば、受注前の初期段階では汎用的なサービス資料を、具体的なご検討が進んだ受注時にはヒアリングシートや約款、サービス仕様書を、そして運用フェーズに入られたお客様には技術的な仕様書を、といった形で、常に適切な情報をタイムリーにお届けできるようになりました。

そして、「Libra」を導入して、私たちが期待していた以上に大きな効果を実感しているのが、「URLが変わらない」という点です。資料を最新版に差し替えても、お客様にご案内しているURLは一切変更する必要がありません。当社ではMAツール（Account Engagement）と連携し、資料請求の自動返信メールにLibraの資料URLを記載しています。自動返信メールは資料ごとに数十個のパターンがあるのですが、Libra導入後、これらすべてのURL差し替え作業が不要になりました。

これはマーケティング部門にとっても、営業担当者にとっても、大幅な業務効率化につながっています。さらに、MAと連携しお客様がURLをクリックしたかどうかも把握することで、興味度合いを測る上で役立てています。Salesforceのライセンスを持たないメンバーでも、Libra上の資料を自由に閲覧し顧客対応に活用できる点も、現場からは好評を得ています。

特に、運用フェーズを担当し、技術的な問い合わせが多いインフラエンジニアにとっては、Libraに集約された最新の資料をお客様とのコミュニケーションに迅速に活用し、正確な情報を提供できる点が重宝されています。

Libraと共に、さらなる顧客価値向上へ

最後に、Libraの導入を検討されている企業へメッセージをお願いいたします。

Libraを導入したことで、煩雑だった資料管理から解放され、いつでも最新情報を社内外で共有できる体制が確立されました。これは、営業・マーケティング活動の効率化だけでなく、お客様への情報提供の質を高め、ひいては顧客体験の向上にも大きく貢献していると認識しております。

今後もLibraが、弊社のビジネス成長を強力にサポートしてくれるものと期待しております。『資料の版管理』が不要になったことや、『関係者全員に周知せずとも最新版が共有できる』という点は、本当に大きなメリットであると断言できます。